Ülkemizde İnsan Kaynakları yönetimi ve bunun dijitalleştirilmesi her geçen gün önem kazanmaktadır. Bununla birlikte İnsan Kaynakları otomasyonu İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi (İKYS) veya benzeri sistemlerin kullanımı ile her büyüklükteki işletmede giderek yaygınlaşmaktadır. Bu da özellikle küçük işletmelerin bile otomatik insan kaynakları süreçlerinden yararlanabileceği anlamına gelmektedir.
Otomasyonun İK üzerindeki etkisi ile birlikte bir İKYS, İnsan Kaynakları fonksiyonlarının etkin çalışması ve İnsan Kaynakları yönetimi üzerinde bir dizi olumlu etki sunmaktadır:
Tutarlılık : İşgücünün tamamı için İK otomasyonunun temel faydalarından biri, otomatik işlemlerin her zaman aynı şekilde çalışmasıdır. Hangi yöneticiyle ya da İK danışmanıyla çalışırsanız çalışın yaklaşım kurumsal süreçlerin sistemsel olup bireysel değişikliklerin ve tutarsızlıkların geçmişte kalmasıdır.
Doğruluk : İyi işe alım kararlarından performans değerlendirmesine, sadece aylık bordronun çalıştırılmasına kadar, İK doğru verilere bağlı olarak süreçleri yürütmektedir. İnsan hatası işte en büyük potansiyel sorunlar arasında yer almaktadır.
Herhangi bir yazılım veya otomatik sistem sadece girilen bilgiler kadar iyidir. Ancak insanlar ve İKYS verileri arasında ne kadar az temas noktası ve manuel işlem oluşturulursa hata yapma şansı çok daha azalacaktır.
Zaman : İK süreçlerinin otomasyona geçirilmesi ile birlikte, sıradan ve tekrarlayan işler, İK personelinin asıl yapması gereken daha karmaşık, insan gerekli sorunları ele almasına imkan verecektir. İK asıl yapması gereken işleri yapıp operasyon için harcadığı zamandan kazanacak ve burada harcadığı süreci yazılıma devredecektir.
Maliyet : Yukarıdaki iki etki, sırayla, İK bütçelerinizi ve genel giderlerinizi etkilemektedir. Daha fazla verimlilik ve hassasiyet, maliyet tasarrufu anlamına gelir. Kurumun ihtiyacına göre oluşturulacak standart raporlar düzenli olarak alınabilir. Böylece maliyet kontrolü yapılabilir. Varsa alınması gereken yönetsel önlemler kolaylıkla görülür ve gereken aksiyonlar alınabilir.
Daha iyi güvenlik ve uyumluluk : Bir sunucuda depolanan veriler, bir kağıt sisteminden daha güvenlidir. Güvenlik ihlallerine (kasıtlı veya kazayla) karşı koruma alınması mümkün olup hassas bilgilerin tutulması için yetkilendirme yapmak mümkün olabilmektedir.
Hatırlatıcı ve bildirimler : Otomatik hatırlatıcılar ve diğer programlanmış eylemler, kurumunuzdaki zorunlulukları ve yasal süreçlere uyulmasına yardımcı olabilir. Örneğin 2 ay deneme süresi yaklaşanlar, 6 ay gelmeden iş güvencesi kapsamına girecekler, 1 yıl dolmadan kimler kıdem tazminatına hak kazanacaklar hatırlatmasını ve buna benzer bildirimler sistem tarafından yapılabilecektir.
Dijital kurumsal hafıza : İKYS tarafından kurulacak otomasyon ile şirkette dijital hafıza oluşturulacaktır. İK departmanındaki çalışan sirkülasyonundan dolayı oluşacak kişilerin hafızalarındaki bilgiler çalışan ile birlikte gitmeyip hepsi sistemde tutulmasına imkan verilecektir. Kişi bağımsız tüm kurumsal hafıza İKYS ile birlikte yazılım üzerinde arşivlemesi yapılacaktır.
KVKK : 6698 sayılı Kişisel verilen korunması kanunu 7 Nisan 2016’da yürürlüğe girmiştir. Bu kanunla birlikte kurumlara yasal yükümlülükler gelmiştir.
Kurumlarda insan kaynakları bilgileri kişisel veri kapsamında değerlendirilmektedir. Oluşturulacak prosedürlere göre silinmesi gereken veriler zamanı geldiğinde gerekli kontrollerden sonra silinebilecek ve kanuna uygun prosedürler işletilebilecektir.
Kurumlar günümüzdeki büyüklükleri ne olursa olsun kıyasıya rekabette İnsan Kaynaklarının önemini fark etmelidir. Otomasyona geçişle İKYS kurmalı ve bunu da yazılımlar ile desteklemelidirler. Ölçemediğiniz işi yönetemezsiniz.
Gelecek sayıda görüşmek dileğiyle…
